¿Qué pasa con los mandos medios y la cascada de información en las organizaciones?…  En numerosos diagnósticos 4G* realizados  en diferentes tipos de organizaciones, nos hemos encontrado con la dificultad cierta de que la información llegue de manera efectiva a los distintos estamentos de la organización.

¡Y qué manera de perder oportunidades con esta traba de la comunicación interna!

Muchos gerentes  de recursos humanos y gerentes de operaciones, me manifiestan que tras alguna reunión con equipos claves, o tras una convención semestral, esperan que los líderes de la empresa bajen la información a sus equipos. Pero, esto no sucede. LES SUENA CONOCIDO?

¿Qué pasa?

Primero, habría que preguntarse… ¿Estamos siendo claros en el mensaje de la necesidad de compartir esta información? Es decir, nuestros jefes de áreas tienen la certeza de que esta información es necesaria para la organización; o creen que es confidencial. ¿FUIMOS CLAROS EN ESTE PEDIDO?

Segundo… ¿Saben que deben bajarla, pero no tienen las herramientas para hacerlo? NO TODOS LOS LÍDERES TIENEN HABILIDADES COMUNICACIONALES.

Tercero… ¿Bajan los emails importantes, pero sólo lo imprimen y lo publican en el diario mural o panel interno? NECESITAN TENER UN MÉTODO SENCILLO PARA BAJAR MENSAJES, PUES EL TIEMPO ES ESCASO.

Cuarto… ¿Lo entregan sólo a algunas personas, sin hacerlo de manera sistematizada. Y la información, entonces, fluye como rumor? NO EXISTE UN PROCESO CLARO Y DEFINIDO.

Quinto… Y la más complicada de las opciones… ¿Saben que deben bajar esta información, pero no lo hacen porque tener información y entregarla en ciertos círculos, o que se la pidan, es símbolo de poder? (una vieja consigna decía que la información es poder. La verdad es que hoy compartir la información es poder…Si no lo creen, miremos las redes sociales y su capacidad de expansión de la información). NO SABEN QUE UN LIDER QUE COMUNICA POTENCIA SU LIDERAZGO!!!!

¿Qué podemos hacer?

Podemos trabajar en un proceso de sistematización de comunicación en cascada, o Team Briefing**, que facilita la bajada de información a través de la organización, con un proceso claro y entrenado, pero sin perder la empatía y la comunicación coloquial de los equipos. Y además, potencia el liderazgo de los interlocutores válidos y recoge retroalimentación!!!!

No olvidemos que también en los levantamientos de información, ya sea en empresas de servicios, productivas u organizaciones sin fines de lucro, la mayoría de los colaboradores prefieren la comunicación cara a cara, especialmente con su jefe directo, tanto para recibir información, como para dar su opinión.

Entonces, aprovechemos este tipo de comunicación (la más barata y más efectiva) para generar un proceso de comunicación en cascada claro y real en las organizaciones.

¡Bienvenida la comunicación en cascada!

El Team Briefing es una metodología de comunicación en cascada, que permite sistematizar de manera efectiva la comunicación de los líderes, evitando los problemas clásicos con los mandos medios (enumerados arriba), mejorando la retroalimentación y alineando a la organización rápidamente.

Uno de los requisitos es entrenar a los líderes previamente, tanto el habilidades de comunicación, como en la técnica del Team Briefing.

El Team Briefing se debe iniciar con la Gerencia General, tanto con su compromiso, como con su mensaje. Este mensaje, con un brief claro de los tips a cascadear, es entregado a cada líder. Los líderes lo bajan a sus equipos y reciben el feedback de sus colaboradores, permitiendo al área de comunicaciones internas comprender si los mensajes son efectivos; si requerimos mayor profundización, y dando  pauta de las respuestas a las preguntas que aparecen.

Además, el team briefing debe ser periódico, y con tiempos claros de ejecución. Así, la organización sabe cuándo ya todos los empleados están informados, por ejemplo, antes de lanzar una campaña externa,  contar públicamente sobre una fusión, o simplemente relanzar los principios corporativos, entre otros aspectos.

Cuando los líderes son los interlocutores válidos de una organización y saben qué y cuándo comunicar, los subalternos dan mayor credibilidad a su jefe, potenciando el liderazgo de los mandos medios, a través del traspaso de información, tanto de manera ascendente como descendente. Guardarse la información no les da poder… Compartir la información, potencia su rol!!!

Una organización comunicada rápidamente a través del Team Briefing, es una organización que puede blindarse rápidamente ante una crisis (interna o externa), ya que su público principal (y que actúa como embajador hacia el público exterior), está informado, alineado y con los mensajes claros a entregar si alguien les pregunta.

Líderes entrenados en técnica de Team Briefing y en Habilidades de Comunicación con sus equipos, son líderes que hacen crecer a su organización, ya que escuchan a sus colaboradores y a sus gerencias; no se pierden la oportunidad de pesquisar ideas y comprenden su rol fundamental en el proceso de comunicación interna de sus organizaciones.

Bienvenido Team Briefing! Bienvenidos Mandos Medios, como líderes al servicio de la comunicación! Bienvenida empresa a generar alineamiento interno!

* “Diagnóstico 4G” es el modelo creado por la autora de este Blog, que trabaja en relación a los 4 objetivos de la comunicación interna: información, cultura organizacional, clima laboral y gestión del cambio, los que logran el alineamiento organizacional.

** Team Briefing, es una metodología de comunicación en cascada con retroalimentación, surgida en Inglaterra. Susana Cáceres es la primera consultora en Chile especializada en este sistema.

Para consultas, comentarios o aportes te puedes comunicar a susana@internal.cl o a través de este Blog.