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Los principales problemas de Comunicación Interna en América Latina

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Cuando hablamos de comunicación interna nos referimos a todos los mensajes, conversaciones e información que se generan dentro de una organización.

Por otra parte, cuando pensamos en los problemas que aquejan a las organizaciones de América Latina en relación a la gestión de la comunicación interna, se vislumbran varias temáticas que impactan y que requieren trabajo directo. Veamos aquí las seis principales que hemos observado en nuestra realidad regional y que requieren nuestra atención.

1) Considerar que la comunicación interna también es externa

Solemos olvidar que la comunicación interna puede salir al exterior de la empresa, ya que finalmente la comunicación es una sola y la segmentamos para poder gestionarla. Por ejemplo, los mensajes internos pueden salir a través de los trabajadores que son los primeros embajadores de la marca. La comunicación interna también es comunicación externa.

A su vez, los mensajes que comunicamos externamente también ingresan a nuestra empresa. Los trabajadores ven los medios de comunicación masiva y siguen las redes sociales.

2) Compromiso de la alta dirección

Uno de los grandes problemas, por ejemplo, es que los colaboradores se enteran de decisiones empresariales a través de medios de comunicación, generando gran ruido interno. Por eso los mensajes deben estar alineados y ser comunicados oportunamente al interior de la organización.

Otro problema que observamos en nuestras organizaciones es la falta de compromiso de la alta dirección con el rol de la comunicación interna estratégica.

Podemos generar planes de comunicación realmente potentes y adecuados para la organización, sin embargo, si no tenemos el compromiso de la alta gerencia, esos planes se nos pueden caer.

Y, por otro lado, sin este respaldo, la comunicación interna es simplemente una tarea operativa, que no impacta en el rumbo de la organización y, por tanto, se desaprovecha una valiosa oportunidad de alinear y fidelizar a las audiencias internas.

3) Los líderes no asumen el rol de comunicadores

Los líderes son los principales comunicadores de una organización. Y los colaboradores prefieren la comunicación cara a cara, tanto para recibir como para entregar información; especialmente a través del jefe directo. Sin embargo, los líderes no asumen su rol y la comunicación en cascada no fluye.

4) Los colaboradores no comparten el sueño de la organización

Si los colaboradores no están bien informados sobre el rumbo de la organización, su posición en el mercado o las metas de la empresa, es muy difícil que se comprometan con el sueño de ésta.

Es importante que cada colaborador entienda cómo contribuye desde su rol a cumplir el sueño, qué se espera de él y cómo puede aportar.

Si queremos colaboradores comprometidos, necesitamos hacerlos parte de la organización, para que logren identificar el sentido de su trabajo.

5) Los colaboradores no se sienten escuchados

En la IV Encuesta de Comunicación Interna de Chile, Recic 2015, sólo el 31% de los colaboradores señalaron estar totalmente de acuerdo con la afirmación “Me siento escuchado por mi organización. Mi opinión importa”. Es un tema clave si queremos organizaciones más y mejor comunicadas. Para esto nuevamente requerimos del rol activo de los líderes, sobre todo pensando en la incorporación de la generación “Y” en mayor medida a las empresas que requieren más cercanía, escucha y feedback por parte de sus jefaturas.

6) Nos quedamos sólo en comunicación operativa

Otro problema es que el departamento de comunicación interna se ve sumida en la imagen de ser “el área que envía los mailings internos”. Nos quedamos en la tarea operativa y nos cuesta aportar a la organización en decisiones estratégicas y visión de futuro.

El rol de las comunicaciones internas es estratégico, pero para lograr cumplir esta tarea es necesario ser asesores internos reconocidos y con voz y voto en las esferas de decisión corporativa.

Para cambiar esto lo esencial es partir mirando nuestra gestión y asumir el rol estratégico.

Los invito a mirar sus organizaciones, a conocer a sus colaboradores y a generar planes estratégicos aplicados a su cultura, requerimientos y sueño organizacional. ¡Hacia allá vamos en la Región!

 

Seguimos Comunicados,

Susana Cáceres G.

Socia Directora

www.internal.cl

 

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¿Cuánto impacta la comunicación interna en el compromiso?

Hoy cada vez más empresas están midiendo el Engagement o Compromiso de sus colaboradores. Ya no sólo medimos el Clima Laboral; sino que también cuáles son los aspectos que motivan de mayor manera a nuestros trabajadores a permanecer y aportar en mayor medida a nuestras compañías.

¿Qué es Engagement?

 El compromiso podría definirse como el nivel de identificación con la organización, el esfuerzo discrecional (desempeño) y la intención de permanecer que exhiben los empleados en virtud de la combinación de experiencias pasadas, eventos presentes y expectativas sobre el futuro dentro de su organización (Fuente CLC -Corporate Leadership Council- Human Resources).

El impacto del Engagement en los resultados de los negocios está siendo demostrado de manera efectiva y con indicadores claros, por varias consultoras internacionales que realizan estudios a nivel mundial. Por ello muchas empresas están midiendo estas variables en los lugares de trabajo, para generar planes de acción y así lograr un mejor ambiente de compromiso para sus colaboradores. Es decir, que los colaboradores hablen bien de su organización; que quieran permanecer en ella; y que quieran dar un aporte extra para el desempeño de ésta.

De hecho, el 70% de los líderes empresariales cree que el Engagement es esencial para su negocio (Fuente: Encuesta de investigación CLC, Engagement Survey 2010, Base 11.063 colaboradores y 354 ejecutivos RRHH).

Y en el mismo estudio se expone que el Engagement tiene una importancia crítica para mejorar los resultados de los colaboradores, de hecho explica un 46% de la variación del desempeño (Fuente: Encuesta de investigación CLC, Engagement Survey 2010, Base 11.063 colaboradores y 354 ejecutivos RRHH).

¿Comunicar impacta en el compromiso?

 La comunicación efectiva es uno de los impulsores de Engagement, sobre todo si ésta proviene de un líder de la organización. Los impulsores son generadores de compromiso, pero muchas veces son sólo un peack y después decaen. Eso ocurre por ejemplo con los siguientes impulsores de aceleración, que si no se sustentan o sistematizan, decaen rápidamente en la generación de compromiso.

Impulsores de aceleración, pero que tienen un decaimiento rápido:

  • Agradecimiento del gerente
  • Comunicación inspiradora de un líder senior
  • Comunicación de la organización
  • Comunicación inspiradora del gerente
  • Agradecimiento de un líder senior

Por ello hay que generar constancia en este tipo de comunicaciones. No pueden ser una acción aislada, sino que se requiere una estrategia sistemática  con los líderes de la organización. Es decir, parte de un plan bien estructurado de Comunicación Interna.

Los impulsores que aceleran y que también son sustentables en el tiempo (en orden de importancia), son:

  • Comunicación inspiradora del gerente
  • Agradecimiento de un líder senior
  • Oportunidad de desarrollo
  • Recompensa no monetaria
  • Conversar con el gerente sobre la carrera profesional
  • Celebración patrocinada por la organización
  • Oportunidad de voluntariados
  • Aumento considerable del salario base

 

Si vemos, los mayores i184312045mpulsores de aceleración, cuando hablamos de compromiso, son los factores no monetarios, “salario emocional”.

Y si el compromiso genera impacto en los resultados del negocio, una buena estrategia de Comunicación Interna -con participación activa de los líderes-, es absolutamente rentable para una empresa que quiere ser más exitosa.

Definitivamente, la comunicación interna impacta y acelera el compromiso. También debemos preocuparnos de hacer planes sustentables en el tiempo, para que no generemos un peack con un decaimiento rápido.

Seguimos comunicados!

 

 

Susana Cáceres G.

Socia Directora

INTERNAL

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¿Los Líderes saben comunicar?

LIDERAZGOEn estos meses estamos preparando -junto al equipo de mi consultora- distintos formatos de talleres para formación de líderes en habilidades comunicacionales, con énfasis en cascada y feedback.

Generalmente se tiende a suponer que los líderes tienen ciertas destrezas y que nacen con ellas. Hoy las organizaciones se están dando cuenta que no es así. Si bien hay aptitudes técnicas que los jefes tienen, no siempre estos cuentan con las habilidades blandas, que se requieren para motivar e inspirar a sus equipos, comunicar efectivamente o enfrentar situaciones de crisis.

Lo bueno es que estas capacidades de los líderes se pueden formar y las empresas están trabajando en ello. Y una fundamental es la comunicación.

 

Un buen líder comunicar bien y escuchar mejor

Muchas veces he escuchado a jefes y mandos medios quejarse cuando les entregan de manera explícita el rol de comunicador; ya que consideran que tendrán más trabajo. Y digo explícitamente porque siempre tienen el rol, lo que sucede es que muchas veces no lo asumen.

La verdad es que los líderes coordinan todo el día y eso  implica comunicar y escuchar. Cuando les damos el rol de manera clara, y además los formamos, les damos la posibilidad de cumplir de mejor manera su tarea; además de potenciar su liderazgo y mostrarse dentro de la organización.

La escucha activa y la comunicación efectiva son aspectos claves para un jefe. Y el equipo de comunicaciones internas debe apoyar a la organización en esta formación para contribuir a mejorar la comunicación en cascada y la comunicación ascendente.

¡La comunicación interna no significa solamente medios! El rol de los jefes en ésta es realmente imprescindible. Necesitamos contar con ellos y por ello debemos entregarles las herramientas para que mejoren este aspecto.

Jefes que comunican bien son mejores líderes y aportan de manera real a mejorar las comunicaciones internas de cualquier empresa u organización.

¡Logremos su compromiso!

 

Susana Cáceres G.

Socia Directora

Internal

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Cascada de Comunicación Interna: el rol fundamental del Líder

LIDERAZGOEn los últimos talleres de Gestión de la Comunicación Interna que he dictado, y en los diagnósticos que hemos realizado en nuestra Consultora, Internal, la problemática de la Comunicación en Cascada y la retroalimentación ha sido uno de los aspectos más consultados y relevados.

¿Cómo logramos que los líderes comuniquen?, ¿Cómo logramos que asuman su rol en la Comunicación Interna?, ¿Cómo hacemos que entiendan la importancia de comunicar en una organización?

Muchas veces he visto que los líderes y, en especial los que ocupan cargos de mandos medios, se quedan con la información y no la canalizan hacia sus colaboradores. Tampoco suben dudas, consultas o ideas de sus colaboradores hacia otras instancias organizacionales. Esto genera muchos problemas en la organización, que no se vislumbra hasta que tenemos una crisis de comunicación en ciernes:

  • Poca confianza en la comunicación oficial: me entero por rumor en lugar que mi jefe me comunique.
  • Falta de alineamiento organizacional: los colaboradores no saben por qué realizan sus tareas diarias ni cómo contribuyen éstas al cumplimiento de las metas organizacionales.
  • Pérdida de liderazgo: un jefe que no comunica no potencia su liderazgo.
  • Pérdida de innovación: todas las ideas que se puedan generar entre nuestros colaboradores no son canalizadas en forma ascendente en la organización, perdiendo valiosas propuestas y, muchas veces, ahorros sustantivos.
  • Pérdida de credibilidad de los líderes: los colaboradores sienten que sus jefes no tienen capacidad de resolver sus problemas o dudas; al final se saltan al jefe y van al superior de éste.
  • Retrabajo y mala gestión del conocimiento: las áreas a veces estás trabajando en los mismos proyectos y como esto no es canalizado a otras instancias, cada área trabaja a parte sin generar sinergia, gastando más dinero y demorándose más.

Y muchos otros problemas que podemos identificar en cada una de nuestras organizaciones.

liderazgoCómo resolverlo:

Una primera labor es del gerente general o presidente de la Compañía. La gestión de la comunicación interna requiere del compromiso y respaldo de la alta dirección. Con esta visión, los líderes y mandos medios asumirán que es un tema relevante y no un “cacho” que tengo que hacer, además de mi labor.

En la reunión gerencial o comité de gerencia debe declararse claramente que se debe bajar información a los equipos. Pero no sólo eso sino que también: qué comunicaremos, cuándo lo haremos, a quién, cuándo volverá el feedback; y –muy importante- por qué lo haremos. No dejar al azar lo que cada jefatura comunicará. Si queda en una nebulosa, no se comunicará nada o se comunicará parcelado, lo que generará un rumor muy poderoso.

En este sentido, la comunicación en cascada, tal como toda la comunicación interna de una organización, debe planificarse. La espontaneidad en este caso no nos sirve. (Pueden ver artículo anterior sobre sistematización de comunicación en cascada con team briefing en: https://susanacaceres.com/2011/08/16/comunicacion-y-mandos-medios%E2%80%A6-como-abrir-el-camino-al-team-briefing/)

Sí debemos apelar a la espontaneidad, compromiso y habilidades del líder para generar comunicaciones activas, participativas y que generen un clima grato.

Y muy importante, formar a los líderes en comunicar y escuchar bien. Los líderes no necesariamente tienen estas capacidades, pero pueden y deben desarrollarlas.

Y además hacerles ver que un líder que comunica bien es un mejor líder. Un jefe que es buen comunicador adquiere mejores herramientas para llevar a cabo su labor diaria, mejora el clima laboral, genera confianza en su equipo, capitalizando ideas e innovación, y potencia su liderazgo.

Seguimos comunicados….

Susana Cáceres G.

Socia Directora

Internal

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Líderes y Comunicación Interna: un nexo fundamental

Imagen1Cuánto le pedimos a nuestros líderes en las organizaciones?

Tienen que definir y cumplir metas, coordinar equipos, definir reconocimientos, motivar, generar un buen clima laboral, evaluar desempeño, dar feedback, , entre muchas otras actividades, además de “hacer la pega”.

Cuando además les decimos que son un pilar fundamental e imprescindible de la comunicación interna, preguntan: ¿Y además tenemos que comunicar…? Efectivamente! Es un rol fundamental.

Lo que los líderes no se dan cuenta es que no es “además”. Comunican siempre, en cada momento y en cada una de las tareas que tienen que desarrollar al coordinar equipos. Lo importante es que si desarrollan mejores habilidades comunicacionales, todas las otras tareas serán más fáciles y las metas se cumplirán de mejor manera.

Pero no sólo eso. Un jefe que escucha bien y comunica mejor, tiene un potenciamiento de su liderazgo, genera un ambiente propicio para la innovación, la capitalización de ideas y se destaca al tener un equipo comprometido.

Trabajar con los líderes en el desarrollo de sus competencia comunicacionales, no es sencillo; pero es una apuesta totalmente rentable! Tanto para él como para la organización y para sus colaboradores.

Y cuando los líderes se dan cuenta que tienen una ventaja competitiva al comunicar y escuchar mejor, toman conciencia de la importancia de potenciar no sólo su efectividad al comunicar, sino de mejorar la comunicación interna en toda la organización.

Un líder formado en comunicación es un aliado incondicional para la estrategia de comunicación interna de la empresa o institución! Trabajemos con ellos!

Seguimos en contacto,

Susana Cáceres G.

Socia Directora Internal

www.internal.cl

¿Cuántas ideas capitalizarás el 2013?

Imagen2Las organizaciones se pierden muchas ideas porque no existen canales ni instancias de comunicación para recoger opiniones o propuestas.

Muchas veces en nuevos proyectos, vemos que los líderes toman decisiones y no le preguntan a sus equipos o a las personas que trabajan directamente en el área afectada. Y qué sucede? Hay más errores, porque quienes intervendrán en el día a día no pudieron entregar su mirada, su comentario o simplemente expresar una duda.

Recuerdo que en un focus group de levantamiento de comunicación interna, en una empresa productiva, un colaborador que llevaba muchos años en la empresa comentó sobre la instalación de una nueva máquina: “A nosotros no nos involucraron en nada y va a quedar mal”. Está seguro de eso?, le pregunté. “Claro – me respondió-, la grúa horquilla no puede entrar al sector de carga”. Y no la he dicho a su jefe?, insistí… “A mí nadie me pregunta nada, aunque yo voy a tener que operar la línea nueva”…

El colaborador tenía razón y generamos las opciones para que pudiera canalizar sus inquietudes y resolver el problema, antes de que entrara en operación la maquinaria que estaba en instalación.

Esa historia -que es real- la he visto repetirse en muy distintas organizaciones. Nos perdemos no sólo las buenas ideas, sino que se retrabaja y se pierde inversión porque no involucramos a los trabajadores en los procesos de cambio o en nuevos proyectos.

Imagen10Comunicación ascendente… escuchar, escuchar, escuchar

Muchas veces se piensa que un buen líder es el que mejor habla, pero la verdad es que mejor líder es quien mejor escucha.

Cómo escuchar? Primero generando empatía a través de la escucha activa; mostrando interés y dando feedback. Escuchar no es sinónimo de inactividad en una conversación, sino que es una excelente instancia para conocer a las personas que son parte de tu equipo.

Cuando la organización crece mucho, necesitamos además herramientas para canalizar la comunicación ascendente, puedo recomendarles:

Team briefing: Sistematización de la comunicación en cascada con retroalimentación (ver post del tema).

Círculos de calidad: equipos multidisciplinarios que aportan su mirada a proyectos o procesos.

Mail de comunicaciones internas: casilla de correo electrónico para recoger opiniones.

Microblogging: sistema tipo twitter que permite compartir opiniones, sugerencias.

Red social interna con gestión de conocimiento: red social que permita generar comunidades por intereses y escuchar opiniones e ideas. Ideal si tiene gestión de conocimientos para proyectos y cambios.

Pero lo más valorado por los colaboradores, por más tecnología que tengamos, es la comunicación cara a cara con su jefe directo, para poder canalizar sus inquietudes.

No perdamos las ideas y capitalicémoslas, ya que el 2013 es el año de la Innovación en Chile y cada idea cuenta!

Seguimos comunicados,

Susana Cáceres G.

Socia Directora

tt: http://twitter.com/sucaceres

www.internal.cl

¿Qué están hablando los colaboradores sobre tu organización?

Cada uno de los trabajadores de una empresa u organización son embajadores, que comparten sus impresiones y opiniones con el público externo de la organización. A su vez, nuestros trabajadores también son público externo, compran los productos o servicios de la organización, leen la prensa, están conectados en las redes sociales, entre otros aspectos.

Por favor no lo olvidemos!

No lo olvidemos, porque la pertenencia y la referencia en una organización son aspectos que pueden marcar cuán dañada o cuán excelente está la relación con los empleados.

 

Pertenencia v/s referencia

Es normal que hacia adentro de una organización seamos críticos, que defendamos las posturas con fuerza y que sostengamos que no estamos de acuerdo con las decisiones que se están tomando. Es vital reconocer que esta crítica implica que dentro de la pertenencia organizativa hay capacidad de expresarse, y –lo más importante- capacidad de escuchar por parte de los líderes.

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Equipos de Corresponsales Internos: Cuándo la Comunicación Interna se Vive!

  • Cuando conformamos facilitadores internos en la organización, logramos que en los medios internos se refleje  lo que nuestros colaboradores quieren saber, en conjunto con lo que la dirección quiere comunicar.
  • La comunicación participativa, a través de estos embajadores internos, fomenta la comunicación ascendente y genera mayor pertenencia.

Durante el mes de marzo, la Consultora que dirijo, INTERNAL, formó dos equipos de Facilitadores de Comunicación Interna.

En estos encuentros, no sólo se entregaron herramientas y tips a estos corresponsales, sino que además  los participantes se formaron como equipos vitales para las comunicaciones internas de sus empresas.

Además, fue un agrado conocer a estas grandes personas que creen el el poder la comunicación!!!

Corresponsales para Vapor Industrial

El primer taller se realizó para 16 facilitadores de la empresa Vapor Industrial y se llevó a cabo el 14 de marzo, en el Centro de Eventos Los Almendros. Lee el resto de esta entrada