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La Comunicación Interna crece, pero hay que persistir

Si bien la Comunicación Interna crece en América Latina, aún es vista como un gasto y no como una inversión, por muchas organizaciones y empresas.

Tenemos numerosas empresas que no tienen área, ni presupuesto, ni gestión en Comunicación Interna; mucho menos una estrategia y un plan definido. Sin embargo, veo como cada día hay más instituciones preocupadas por comunicar más y, sobre todo, mejor.

Es un camino lento esta construcción de equipos y comunicadores que “prediquen” sobre el rol estratégico de las comunicaciones internas; generando un aporte a las organizaciones y a las personas.

En este camino, debemos persistir quienes creemos en el valor que la comunicación interna agrega a las instituciones, que cada vez requieren más apoyo para consolidar su cultura, generar compromiso, comunicar metas y su visión, gestionar cambios o acentuar su clima laboral.

Las comunicaciones internas están en cada desafío de la organización y para ello debe ser una competencia clara de los líderes, en su rol de conducción y acompañamiento.

Sabemos que la tarea no es fácil, y que si bien se reconoce a necesidad de contar con una estrategia de comunicación interna, aún las organizaciones no cuentan con presupuesto ni con todo el apoyo de la Alta Dirección, que se requiere.

Pero debemos seguir trabajando, generando espacios para compartir buenas prácticas y conversar como el Team DialogusCI, que cada jueves en la noche se reúne a tuitear sobre Comunicación Interna; o la organización de Encuentros y Foros, como el Primer Foro Latinoamericano de CI que se realizará en agosto en Uruguay.

En toda Latinoamérica hay especialistas levantando la bandera de la comunicación interna. Sigamos haciéndola flamear.

 

Seguimos comunicados,

Susana Cáceres G,

Socia Directora

INTERNAL

¿Sabes qué están hablando tus colaboradores?

Quiero compartir en mi Blog el nuevo video explicativo sobre el quehacer de nuestra Consultora Internal, especializada en Comunicaciones Internas.

En este video de animación explicamos lo que hacemos, de manera sencilla y didáctica.

¡Espero que les guste!

Saludos,

Susana Cáceres González

Socia Directora

INTERNAL

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2015: ¿Comunicación Interna con Desaceleración?

Según dicen las cifras, este 2015 en Chile será un año complejo desde el punto de vista económico, ya que se espera que la desaceleración continúe. Aunque hay voces que esperan que el segundo semestre ya dé muestras de mejoría.

¿Qué pasa con la Comunicación Interna en este escenario? Muchas empresas creen que el ahorro pasa por bajar el presupuesto de ciertas áreas que son “descartables”, como Comunicación, Responsabilidad Social o Sustentabilidad, entre otras.

¡Craso error! Si estamos enfrentando una situación de crisis o cambios en la organización, lo primero que debemos planificar es cómo lo vamos a comunicar y cómo vamos a seguir generando reputación en este escenario.

Comunicar es fundamental siempre, pero en épocas de desaceleración, cuando la toma de decisiones se vuelve compleja, necesitamos planificar los mensajes, centrados en objetivos claros y realistas.

No perdamos de vista en este comienzo de año la necesidad de planificar, de fijar objetivos estratégicos que apoyen las metas de la organización y también previendo las situaciones complicadas que podamos enfrentar.

Miremos nuestra organización y elaboremos un plan pensando en las personas que están siendo parte del desafío 2015. Generemos canales de comunicación ascendente, dando especial énfasis al rol de los líderes y a la capacidad de éstos para escuchar y generar comunicación emocional.

Los equipos de comunicación debemos prepararnos para un año complejo, pero no desde la incertidumbre, sino desde una planificación que aporte en el contexto que vivimos. Debemos demostrar que nuestro rol es fundamental en cada etapa de las organizaciones.

Seguimos comunicados!

 

Susana Cáceres González

Socia Directora

INTERNAL

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¿Cuáles son los Factores Claves en la Gestión de la Comunicación Interna?

148419950Compromiso de la alta dirección y de los líderes, diagnóstico, estrategia, planificación y escuchar a los colaboradores, son elementos base para una gestión exitosa.

La gestión de las comunicaciones internas se hace cada vez más imperativa en las organizaciones modernas, ya que planificando ésta es posible contribuir al cumplimiento de metas institucionales, logrando el alineamiento; mejorar el clima laboral; trasmitir la cultura organizacional y apoyar los cambios internos.

Sin embargo, para gestionar de manera eficiente y efectiva la comunicación interna es necesario contar con la base de ciertos factores claves. El primero de estos, es el compromiso de la alta dirección, puesto que podemos tener todas las energías e ideas para impulsar las comunicaciones internas, pero sin el apoyo gerencial todos los esfuerzos pueden ser en vano.

Así mismo, necesitamos la colaboración de todos los líderes de la organización, ya que son comunicadores primordiales que deben bajar información y canalizar ideas y dudas de sus equipos. Actualmente, muchas organizaciones están trabajando en formar habilidades en sus jefes, para impulsar esta comunicación cara a cara.

Contando con este apoyo, lo que sigue es diagnosticar. El diagnóstico es otro fa

ctor clave para la gestión de las comunicaciones internas, ya que nos indica qué falencia tenemos que superar, qué público requiere qué tipo de medios y cuáles son los contenidos que debemos trabajar prioritariamente.

Con la información de un buen diagnóstico, podemos generar una excelente estrategia de comunicación interna. Es otro factor relevante, ya que nos entrega los lineamientos claros de hacia dónde aspiramos llegar con nuestros mensajes y qué queremos lograr con ellos.

La planificación de las tácticas y medios internos –con base en nuestra estrategia- es un elemento muy importante, ya que nos permite ordenar nuestras acciones, de acuerdo a las audiencias identificadas,  apoyando la meta propuesta y dando coherencia a las  labores diarias.

Por último, una habilidad fundamental para todos los comunicadores, ya sean líderes o parte de un equipo de comunicaciones internas: escuchar, escuchar, escuchar. Esta práctica nos conduce a entender a nuestros colaboradores, y a mirar si nuestras acciones van por el camino correcto. Además, podemos recibir excelentes ideas e innovaciones.

Con esta base lograda, ahora vamos a gestionar nuestras comunicaciones, apostando por las nuevas tendencias, que nos permiten innovar y ser aún más efectivos, como la creación de un equipo de corresponsales internos, o la utilización de endomarketing o gamification en nuestras tácticas.

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 Nuevas Tendencias: Claves para llegar a nuevas generaciones

Se consideran nuevas tendencias aquellas acciones con que llegamos de manera más lúdica a los colaboradores y que hemos tomado desde el marketing.

Hoy son mucho más relevantes, ya que la Generación Y o “Milennials” está integrándose masivamente a las empresas, con nuevas necesidades y distintas formas de comunicarse.

Las técnicas de juego o gamification son una de estas tendencias que permiten al interlocutor internalizar conceptos casi sin darse cuenta, ya que están jugando. En este sentido se han tomado muchas técnicas de los juegos de video, aunque las trivias también ganan terreno.

El endomarketing, por otro lado, genera una campaña interna, desde la expectativa hasta el cierre, como si fuese una campaña publicitaria. Pero en este caso no vendemos un producto, sino un cambio o una nueva cultura organizacional.

Seguimos comunicados!

Susana Cáceres G,

Socia Directora Internal

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Segunda Encuesta de CI Chile 2013: Crecen las Áreas de Comunicación Interna en las Empresas

encuesta Comunicación Interna Chile 2013Comparando los resultados con los obtenidos el año 2012, vemos un crecimiento de la disciplina en el país, acompañado de una mirada más estratégica de su labor.

Durante el año pasado, la Consulta Internal –que orgullosamente dirijo – realizó la Segunda Encuesta de Comunicaciones Internas de Chile, dando nuevas luces sobre esta disciplina. En año 2012 habíamos llevado a cabo la primera versión.

Entre los resultados de este nuevo estudio podrán encontrar hallazgos muy interesantes, como el alza en las empresas que cuentan con un área dedicada a la gestión de las Comunicaciones Internas. El 81,7% de los encuestados señalaron que existe un área de Comunicación Interna en su organización. En la encuesta que realizamos el año 2012, esta respuesta fue de sólo un 58,59%, lo que implica un aumento de 23 puntos porcentuales entre ambos estudios.

Otro aspecto relevante es el alza en la percepción de la importancia de contar con un Área de Comunicaciones Internas en las organizaciones. El 97% de los participantes consideran que es necesario que exista un Área de Comunicaciones Internas. En relación al estudio 2012, hay un alza de 10 puntos porcentuales en esta pregunta, ya que el año anterior el 87,21% manifestó que era necesario.

Además, el rol de las comunicaciones internas es percibido como un aspecto estratégico y de apoyo a la cultura organizacional; dejando en segundo término las tareas más operativas que antes se percibían como más relevantes. De hecho, sobre el quehacer de esta área en las empresas, este año 2013, para los encuestados, la principal tarea del área de Comunicación Interna es Apoyar la Estrategia Organizacional, con el 77,2%; El segundo lugar lo comparte Actualizar la intranet y enviar mailings, con un 73,2%. Es interesante que en la Encuesta 2013 estos ámbitos estaban a la inversa, siendo la principal actividad la más operativa (actualizar la intranet y enviar mailings , con el 79%), mientras que Apoyar la Estrategia Organizacional se encontraba en segundo lugar con un 75%.

Los invito a revisar los resultados completos en el siguiente link: http://issuu.com/sucaceres/docs/encuesta_ci_chile_2013

Quiero aprovechar de agradecer a todos quienes participaron en este estudio, que nos permite mirarnos como actores de esta disciplina, conocer y tomar decisiones; y muy especialmente a todo el equipo de Internal que perfiló, procesó, diseñó y difundió esta encuesta.

Seguimos comunicados,

Susana Cáceres G,

Socia Drectora

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¿Los Líderes saben comunicar?

LIDERAZGOEn estos meses estamos preparando -junto al equipo de mi consultora- distintos formatos de talleres para formación de líderes en habilidades comunicacionales, con énfasis en cascada y feedback.

Generalmente se tiende a suponer que los líderes tienen ciertas destrezas y que nacen con ellas. Hoy las organizaciones se están dando cuenta que no es así. Si bien hay aptitudes técnicas que los jefes tienen, no siempre estos cuentan con las habilidades blandas, que se requieren para motivar e inspirar a sus equipos, comunicar efectivamente o enfrentar situaciones de crisis.

Lo bueno es que estas capacidades de los líderes se pueden formar y las empresas están trabajando en ello. Y una fundamental es la comunicación.

 

Un buen líder comunicar bien y escuchar mejor

Muchas veces he escuchado a jefes y mandos medios quejarse cuando les entregan de manera explícita el rol de comunicador; ya que consideran que tendrán más trabajo. Y digo explícitamente porque siempre tienen el rol, lo que sucede es que muchas veces no lo asumen.

La verdad es que los líderes coordinan todo el día y eso  implica comunicar y escuchar. Cuando les damos el rol de manera clara, y además los formamos, les damos la posibilidad de cumplir de mejor manera su tarea; además de potenciar su liderazgo y mostrarse dentro de la organización.

La escucha activa y la comunicación efectiva son aspectos claves para un jefe. Y el equipo de comunicaciones internas debe apoyar a la organización en esta formación para contribuir a mejorar la comunicación en cascada y la comunicación ascendente.

¡La comunicación interna no significa solamente medios! El rol de los jefes en ésta es realmente imprescindible. Necesitamos contar con ellos y por ello debemos entregarles las herramientas para que mejoren este aspecto.

Jefes que comunican bien son mejores líderes y aportan de manera real a mejorar las comunicaciones internas de cualquier empresa u organización.

¡Logremos su compromiso!

 

Susana Cáceres G.

Socia Directora

Internal

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Cascada de Comunicación Interna: el rol fundamental del Líder

LIDERAZGOEn los últimos talleres de Gestión de la Comunicación Interna que he dictado, y en los diagnósticos que hemos realizado en nuestra Consultora, Internal, la problemática de la Comunicación en Cascada y la retroalimentación ha sido uno de los aspectos más consultados y relevados.

¿Cómo logramos que los líderes comuniquen?, ¿Cómo logramos que asuman su rol en la Comunicación Interna?, ¿Cómo hacemos que entiendan la importancia de comunicar en una organización?

Muchas veces he visto que los líderes y, en especial los que ocupan cargos de mandos medios, se quedan con la información y no la canalizan hacia sus colaboradores. Tampoco suben dudas, consultas o ideas de sus colaboradores hacia otras instancias organizacionales. Esto genera muchos problemas en la organización, que no se vislumbra hasta que tenemos una crisis de comunicación en ciernes:

  • Poca confianza en la comunicación oficial: me entero por rumor en lugar que mi jefe me comunique.
  • Falta de alineamiento organizacional: los colaboradores no saben por qué realizan sus tareas diarias ni cómo contribuyen éstas al cumplimiento de las metas organizacionales.
  • Pérdida de liderazgo: un jefe que no comunica no potencia su liderazgo.
  • Pérdida de innovación: todas las ideas que se puedan generar entre nuestros colaboradores no son canalizadas en forma ascendente en la organización, perdiendo valiosas propuestas y, muchas veces, ahorros sustantivos.
  • Pérdida de credibilidad de los líderes: los colaboradores sienten que sus jefes no tienen capacidad de resolver sus problemas o dudas; al final se saltan al jefe y van al superior de éste.
  • Retrabajo y mala gestión del conocimiento: las áreas a veces estás trabajando en los mismos proyectos y como esto no es canalizado a otras instancias, cada área trabaja a parte sin generar sinergia, gastando más dinero y demorándose más.

Y muchos otros problemas que podemos identificar en cada una de nuestras organizaciones.

liderazgoCómo resolverlo:

Una primera labor es del gerente general o presidente de la Compañía. La gestión de la comunicación interna requiere del compromiso y respaldo de la alta dirección. Con esta visión, los líderes y mandos medios asumirán que es un tema relevante y no un “cacho” que tengo que hacer, además de mi labor.

En la reunión gerencial o comité de gerencia debe declararse claramente que se debe bajar información a los equipos. Pero no sólo eso sino que también: qué comunicaremos, cuándo lo haremos, a quién, cuándo volverá el feedback; y –muy importante- por qué lo haremos. No dejar al azar lo que cada jefatura comunicará. Si queda en una nebulosa, no se comunicará nada o se comunicará parcelado, lo que generará un rumor muy poderoso.

En este sentido, la comunicación en cascada, tal como toda la comunicación interna de una organización, debe planificarse. La espontaneidad en este caso no nos sirve. (Pueden ver artículo anterior sobre sistematización de comunicación en cascada con team briefing en: https://susanacaceres.com/2011/08/16/comunicacion-y-mandos-medios%E2%80%A6-como-abrir-el-camino-al-team-briefing/)

Sí debemos apelar a la espontaneidad, compromiso y habilidades del líder para generar comunicaciones activas, participativas y que generen un clima grato.

Y muy importante, formar a los líderes en comunicar y escuchar bien. Los líderes no necesariamente tienen estas capacidades, pero pueden y deben desarrollarlas.

Y además hacerles ver que un líder que comunica bien es un mejor líder. Un jefe que es buen comunicador adquiere mejores herramientas para llevar a cabo su labor diaria, mejora el clima laboral, genera confianza en su equipo, capitalizando ideas e innovación, y potencia su liderazgo.

Seguimos comunicados….

Susana Cáceres G.

Socia Directora

Internal

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El aporte y mantención de los Facilitadores de Comunicación Interna

Quisimos ver la evolución de estos equipos en diferentes empresas que los están formando. Una grata sorpresa ha sido ver que están evolucionando desde un equipo fundamental para la Comunicación Interna, hacia una estrategia de desarrollo del personal de la organización.

Por otra parte, la necesidad de mantención del equipo es vital. Mantener la motivación y generar instancias de participación ayuda a que esta actividad ad honorem, no se vea como una carga laboral, sino como un “ganar-ganar”.

P1010478Hace ya un tiempo escribí un par de post sobre el rol de los corresponsales internos, sus aportes hacia la organización y el crecimiento de ellos mismos, al tomar herramientas y habilidades de comunicación.

Para mí ha sido una gran experiencia aportar en la conformación de estos equipos, vitales para la comunicación hacia el interior de las organizaciones.

Inicialmente formamos un gran equipo en  Nestlé y con varios de esos corresponsales seguimos manteniendo contacto y una excelente relación.

El año 2012, desde mi consultora, aporté a la creación de 3 equipos de facilitadores internos: en Copeval, Vapor Industrial y Laboratorio Sanofi. Equipos que siguen trabajando y cumpliendo un rol fundamental. A fines de este mes nos reuniremos en el Segundo Encuentro de Corresponsales Internos de Copeval, ésta vez en Valparaíso; para seguir manteniendo vivo y motivado al grupo humano, para conocer sus logros y también las dificultades en el cumplimiento de este nuevo rol.

Para José Miguel Parraguez, ex corresponsal interno de Nestlé y Jefe de Desarrollo Organizacional de Copeval, la evolución del equipo formado en su empresa “se  refleja en el incremento del compromiso de los corresponsales internos, el cual se materializa  en el envío de noticias, generación sentido de pertenencia del equipo y posicionamiento de la iniciativa dentro de la estrategia de la Empresa”.

De hecho, José Miguel indica que “desde marzo 2012 hasta el presente mes,  se han generado y difundido 175 noticias, cada una representativa de la cultura y de lo que nos identifica como empresa. Importante también destacar  la evolución que he visto en las personas. En Copeval, el participar en el “Equipo de Corresponsales Internos” no es una actividad aislada, es parte del Plan de Desarrollo Profesional de las personas”.

 

Para Gianna Solari, Gerente de Marketing de Vapor Industrial, el aporte de los corresponsales se ha materializado en que “nos han traídos las noticias solicitadas con fotografías y también nos han ayudado con nuevos temas a tratar; con la mirada personal del corresponsal. Los más motivados han ido en busca de noticias y las han desarrollado con contenido. Además, nos han ayudado a hacerle seguimiento a temas anteriormente tratados”.

 

En Copeval señalan que es muy valioso el volver a generar un encuentro, como el que vivirán el 25 y 26 de abril próximos, ya queel Equipo debe tener la oportunidad de reunirse para compartir todos juntos, al menos una vez al año, además es importante para mantener el compromiso vigente y compartir los aprendizajes, generar sinergia y sentido de pertenencia, primero con su rol, lo que después se traspasa al sentido de Equipo”, indica Parraguez.

Sobre los aportes obtenidos, para José Miguel “el principal aporte es la integración de las Comunicaciones Internas en la estrategia de la empresa. A través de las comunicaciones internas generamos cultura e identidad corporativa, promovemos valores, reconocemos el buen desempeño, desarrollamos competencias y es el medio para lograr todo lo que una empresa se proponga. La mejora en las comunicaciones internas nos hacer conocernos como Empresa y mantener el rumbo definido por la Gerencia de la Empresa”.

 

Sin embargo, no todo está exento de dificultades. Mantener al equipo motivado y alineado, requiere de un trabajo del líder de comunicación. “No ha habido una evolución pareja del grupo. Unos partieron entusiasmados, pero el día a día les fue bajando el entusiasmo, básicamente por sentirlo como un trabajo adicional. Otros han ido tomando conciencia de que sin su aporte y dedicación no hay boletín y le ponen mucho entusiasmo y trabajo. Ha habido cambios y rotación de algunos corresponsales, aún cuando hay un grupo pequeño que aporta permanentemente”, señala Gianna Solari. Y agrega que “estamos tratando de reinyectarle ánimo al grupo y estamos haciendo reuniones menos frecuentes pero más participativas y con el reconocimiento del Corresponsal del período”.

 

engagement CI Susana caceres¿Cómo mantener motivado a tu equipo de facilitadores internos?

 

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  • Genera reuniones periódicas, si es factible por la distribución geográfica, mostrando los avances y conversando sobre las dificultades en el ejercicio del rol.
  •  
  • Si están dispersos especialmente (sucursales a través del país) es vital al menos una reunión ampliada anual, que genere y mantenga el espíritu de equipo.
  • Manda saludos de cumpleaños (mailings o tarjetas) a los integrantes del equipo, con el concepto gráfico del equipo.
  • Haz un plan de reconocimiento interno de los corresponsales, destacando a los participantes por distintas categorías: notas enviadas, ideas comunicadas, aporte en clima laboral, aporte en comunicación ascendente, etc.
  • Entrégales más herramientas y habilidades de comunicación.
  • Y un aspecto que me hace mucho sentido y que está realizando Copeval: que sea parte del Plan de Desarrollo de Personas. Ésta es una excelente iniciativa y que muestra la importancia de las comunicaciones en la estrategia de RRHH y de la empresa. Felicitaciones!!

Seguimos conectados!

Susana Cáceres G.

Socia Directora

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Un nuevo espacio para hablar sobre generaciones

blog-slide-gen-yHace un tiempo escribí una entrada en mi blog sobre cómo comunicarse con la Generación Y. Esta inquietud me surgió de distintas conversaciones con ejecutivos de muchas empresas, que habían tenido una dificultad en este sentido, o la estaban teniendo, o estaban percibiendo que esta realidad ya iba a impactar a su organización.

En cada conversación surgía la interrogante no sólo de cómo comunicarse inter-generacionalmente en  nuestros lugares de trabajo, sino cómo entender a los jóvenes y cómo motivarlos, atraerlos y retenerlos. Pero también estaba la pregunta sobre cómo estas nuevas generaciones, que rápidamente ingresas y se posicionan, lograrían comprender a la generación X o a los Babyboomers. ¿Es posible una coexistencia exitosa, sacando el mejor partido de las distintas miradas?

Creo que sí. Pero lo primordial en conocer y entender las motivaciones de las distintas generaciones.

logoin-280x150Por eso estamos lanzando, como consultora, un sitio web abierto destinado a compartir información, opiniones, conocimiento, estudios, artículos y videos sobre cómo las distintas miradas de una organización logran hacer crecer y cumplir metas al trabajar unidas.

El sitio www.generacionin.com quiere poner en la red información relevante, pero también recibir colaboraciones desde diversas perspectivas.

Distintas generaciones. Un solo lugar, es nuestra proposición y esperamos contribuir al mejor entendimiento y comunicación de nuestras organizaciones a través del material que en este sitio ofrezcamos.

Entonces, hablemos de generaciones!

Pueden ver mi primera columna en el sitio en http://www.generacionin.com/destacado/hablemos-de-generaciones/

Y visitar las distintas secciones, reportajes y tips en www.generacionin.com

Los esperamos!

Susana Cáceres

Socia Directora

Internal

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Líderes y Comunicación Interna: un nexo fundamental

Imagen1Cuánto le pedimos a nuestros líderes en las organizaciones?

Tienen que definir y cumplir metas, coordinar equipos, definir reconocimientos, motivar, generar un buen clima laboral, evaluar desempeño, dar feedback, , entre muchas otras actividades, además de “hacer la pega”.

Cuando además les decimos que son un pilar fundamental e imprescindible de la comunicación interna, preguntan: ¿Y además tenemos que comunicar…? Efectivamente! Es un rol fundamental.

Lo que los líderes no se dan cuenta es que no es “además”. Comunican siempre, en cada momento y en cada una de las tareas que tienen que desarrollar al coordinar equipos. Lo importante es que si desarrollan mejores habilidades comunicacionales, todas las otras tareas serán más fáciles y las metas se cumplirán de mejor manera.

Pero no sólo eso. Un jefe que escucha bien y comunica mejor, tiene un potenciamiento de su liderazgo, genera un ambiente propicio para la innovación, la capitalización de ideas y se destaca al tener un equipo comprometido.

Trabajar con los líderes en el desarrollo de sus competencia comunicacionales, no es sencillo; pero es una apuesta totalmente rentable! Tanto para él como para la organización y para sus colaboradores.

Y cuando los líderes se dan cuenta que tienen una ventaja competitiva al comunicar y escuchar mejor, toman conciencia de la importancia de potenciar no sólo su efectividad al comunicar, sino de mejorar la comunicación interna en toda la organización.

Un líder formado en comunicación es un aliado incondicional para la estrategia de comunicación interna de la empresa o institución! Trabajemos con ellos!

Seguimos en contacto,

Susana Cáceres G.

Socia Directora Internal

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